Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dan Implementasi SIM Pada Dunia Bisnis dan Pemerintahan

Inisiasi 8

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dan Implementasi SIM Pada Dunia Bisnis dan Pemerintahan

Sumber: Modul 8 dan 9 ADPU4442

Penting Sistem informasi Manajemen adalah menyediakan dukungan bagi pengambilan keputusan organisasi, bagi fungsi perencanaan dan  bagi fungsi pengendalian organisasi. Hal itu ditindak lanjuti dengan pengembangan sistem informasi manajemen yang diperlukan. Pemakai akhir bisnis dan pakar sistem informasi dapat menggunakan pendekatan dan pemikiran sistem untuk membantu mereka mengembangkan solusi sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis. Hal ini sering melibatkan siklus pengembangan sistem di mana pakar sistem informasi dan pemakai akhir menyusun, mendisain, dan mengimplementasikan sistem bisnis. Pengembangan sistem dipandang sebagai suatu proses yang lengkap yang terdiri atas berbagai ragam tahap, yaitu: tahap investigasi, analisis, disain, konstruksi, implementasi dan pemeliharaan. Investigasi sistem, yang menjadi langkah pertama dalam pengembangan sistem, merupakan suatu cara menangani kebutuhan pengguna untuk mengubah, memperbaiki atau meningkatkan sistem yang ada. Sasaran dari tahap ini adalah untuk menentukan apakah kebutuhan tersebut valid (absah) dan layak sebelum beberapa rekomendasi dibuat atau diputuskan berkenaan dengan sistem. Pada prinsipnya, tahap ini melibatkan dua sub tahapan, yaitu: perumusan masalah dan studi kelayakan. Investigasi pendahuluan (awal) harus dijalankan dengan meninjau kembali (mereview) dokumen-dokumen organisasi dan atau dengan mewawancarai beberapa orang yang terpilih.
Analisis sistem merupakan suatu studi (penelitian) mendalam tentang berbagai pengoperasian dari satu aktivitas bisnis berikut batasan-batasannya. Sasaran utama dari tahap ini adalah untuk menemukan kebutuhan dari para pengguna, yang biasa disebut dengan spesifikasi kebutuhan. Dengan perkataan lain, analisis sistem menjelaskan APA yang harus sebuah sistem lakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para pengguna. Sedangkan desain sistem memspesifikasi BAGAIMANA sistem tersebut akan mencapai sasaran ini. Desain sistem terdiri dari berbagai aktivitas desain yang menghasilkan spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam proses analisis sistem. Desain sistem menekankan pada disain interface pengguna, disain data dan disain proses. Dengan memiliki spesifikasi disain yang telah siap, yang merupakan output dari tahap disain, maka sistem secara fisik diciptakan, dalam hal ini pemrograman yang dibutuhkan dikerjakan.
Sistem yang telah dibangun akan diuji, dipasang dan didokumentasikan. Implementasi sistem merupakan suatu tahap setelah sistem secara fisik diciptakan dan siap untuk diinstal. Tahap implementasi sistem mencakup kegiatan perolehan atau persiapan perangkat keras dan perangkat lunak, persiapan lokasi, pelatihan pengguna dan pemasangan (instalasi) sistem. Di dalam tahap ini juga dilakukan pengujian dari sistem, yang melibatkan seluruh komponen dan prosedur yang akan dikerjakan. Pemeliharaan dari sistem yang telah diimplementasikan merupakan suatu kegiatan yang terus menerus, yang melibatkan kegiatan pemantauan, penilaian dan modifikasi sistem untuk menjaga sistem tetap terkini dan bekerja pada tingkat efisiensi yang paling tinggi.

Pada Dunia Bisnis Pengkajian mengenai peningkatan manfaat MIS ini mencakup manfaat SIM untuk manajemen, terutama dalam perencanaan dan pengendalian, ciri-ciri informasi untuk perencanaan dan peranannya dalam pengembangan strategi. Pendekatan yang tepat untuk menilai kemanfaatan sistem informasi untuk manajemen adalah dengan pendekatan sistem. Dengan menggunakan pendekatan sistem kita dapat menganalisis kemanfaatan sistem informasi dari berbagai segi, yaitu dari segi tujuan, cara pengembangan, cara implementasi, dan masalah organisasi dan perilaku. Pada dasarnya peningkatan manfaat untuk menejemen merupakan pengembangan responsiveness - relevance dari information system terhadap managerial needs. Pendekatan sistem menunjukkan pentahapan umum tertentu, yaitu dengan terlebih dahulu menentukan tujuannya dan kemudian menentukan sistem yang dapat memenuhi tujuan tersebut dengan efektif dan efisien.

Peran sistem informasi manajemen dalam pengembangan strategi sebagai tindak lanjut dari suatu perencanaan dapat dijelaskan sebagai berikut: formulasi sistem nilai sangat dekat dengan kualifikasi pimpinan dan ini mempengaruhi kualitas dari bentuk laporan-laporan strategic plan, yang sangat dipengaruhi oleh sistem laporan yang dibakukan, semua itu terselenggara sangat tergantung pada kualitas sistem informasi manajemen sampai dengan modul-modul yang digunakan. Tercapainya suatu tujuan selain dipengaruhi oleh kualitas perencanaan juga sangat ditentukan pengendalian/pengawasan. Mengingat bahwa pengawasan merupakan upaya memastikan segala aktivitas dari opersionalisasi perencanaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam setiap proses kegiatan harus selalu diuji dengan pertanyaan apakah: suatu pelaksanaan menyimpang atau tidak dari perencanaan: perlu  keberadaan informasi dan sistem yang bagus.  Dalam proses perencanaan dipengaruhi oleh faktor-faktor atau perilaku yang perlu diidentifikasikan keberadaannya sebagai salah satu cara untuk menentukan langkah-langkah strategis yang akan dilakukan. Oleh sebab itu perlu diadakan modifikasi dalam organisasi dengan feedback sebagai antisipasi terhadap perilaku yang muncul. Sistem informasi pemasaran adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk perusahaan. Kegiatan bisnis terutama dalam proses pemasaran melibatkan banyak faktor dalam pelaksanaannya, baik faktor internal perusahaan maupun eksternal perusahaan.
Kegiatan bisnis bermuara pada marketing, fungsi marketing menjadi sentral perannya dalam kegiatan bisnis, ditopang dari kemantapan personel dan finance dalam menyelenggarakan kegiatan manufacturing. Kegiatan bisnis yang utama dalam pencapaian hasil yang optimal (profit yang diharapkan) sangat ditentukan selanjutnya oleh keberhasilan marketing.
Dalam proses pemasaran sebuah perusahaan sangat membutuhkan data dan informasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan di sini adalah informasi-informasi yang mendukung kemudahan dalam pengambilan keputusan pada tiap tahapan proses pemasaran. Sistem informasi yang mendukung proses pemasaran biasa disebut sistem informasi pemasaran, yaitu suatu sistem yang berbasis komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk perusahaan

Pada Dunia Pemerintahan Efisiensi dan efektivitas pelayanan publik harus didasarkan pada teknik-teknik informasi (SIM) dalam banyak kegiatan seperti penganggaran manajemen aliran kas, scheduling produksi, pengembangan strategi produk (pelayanan), perencanaan program pengembangan sumber daya manusia. penjagaan tingkat persediaan yang optimal dan sejenisnya. Penggunaan teknik-teknik informasi ini berfungsi untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan telah terbukti banyak membantu manajer, (administrator), dalam kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengawasan. efektivitas atau efisiensi (juga ekonomis) selalu tidak pasti. Mungkin secara singkat (simple) dapat dikatakan bahwa efektivitas adalah "bekerja dengan (cara) yang benar" (doing to right thing), sedang efisiensi dapat diartikan "mengerjakan sesuatu dengan benar" (doing to thing right). Lebih khusus lagi bahwa program dikatakan efektif apabila dalam pelaksanaannya mampu mencapai tujuan (tanpa memperhitungkan biaya dan waktu) di pihak lain efisiensi lebih menunjuk kepada biaya setiap unit output dari program yang paling sedikit.
Organisasi privat dan publik merupakan tipe organisasi yang berada dalam keluaran (perfomance) di mana tugas utama organisasi publik adalah search making sedang organisasi privat (nonpublic) adalah profit making. Dalam keadaan bagaimanapun, organisasi publik harus tetap memberikan pelayanan yang baik kepada publik. Ia memiliki peranan dan kewajiban yang khusus yaitu peran dan kewajiban publik yang selalu peka dan berorientasi kepada interes. Stahl membedakan antara administrasi dan privat sebagai berikut.

a.    Pelayanan yang diberikan oleh administrasi publik lebih bersifat urgen/mendesak daripada yang dilakukan oleh swasta.

b.    Pelayanan yang diberikan oleh administrasi publik pada umumnya bersifat monopoli atau semimonopoli.

c.    Kegiatan administrasi terkait dengan administrasi formal.

d.   Perbuatan administrasi publik berada di dalam pengawasan masyarakat.

e.    Pelayanan yang diberikan oleh administrasi publik tidak terikat oleh harga pasar.

Organisasi pemerintah merupakan tipe organisasi yang mempunyai tugas utama sebagai search making yang harus tetap memberikan pelayanan yang baik kepada publik dalam keadaan bagaimanapun. Organisasi pemerintah memiliki peranan dan kewajiban yang khusus yaitu fungsi instrumental, politik, katalisator interes publik, dan fungsi interpreneural.
Fungsi pokok administrasi publik meliputi:

1.    Fungsi Instrumental Yaitu menjabarkan perundang-undangan dan kebijakan publik ke dalam kegiatan-kegiatan rutin untuk memproduksi jasa, pelayanan, komoditi, atau mewujudkan situasi tertentu.

2.    Fungsi Politik Yaitu memberi input berupa saran, informasi, visi dan profesionalisme untuk mempengaruhi sosok kebijaksanaan.

3.    Fungsi Katalisator Interes Publik Yaitu mengartikulasikan aspirasi dan kepentingan publik, dan mengoperasikannya di dalam kebijaksanaan dan keputusan pemerintah.

4.    Fungsi Interpreneural Yaitu memberi aspirasi bagi kegiatan-kegiatan inovatif bagi kegiatan-kegiatan inovatif dan nonrutin, mengaktifkan sumber-sumber potensial “ide” dan menciptakan resource mix yang optimal untuk mencapai tujuan.

Selain itu, pada dasarnya untuk membentuk suatu organisasi agar memiliki potensi/keunggulan dalam memberikan pelayanan terhadap publik. Hal yang paling mendasar dan utama adalah meningkatkan manajemen dalam organisasi tersebut karena manajemen adalah suatu proses terdiri dari planning, organizing, leading, dan controlling kegiatan-kegiatan anggota-anggota organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi yang ditetapkan serta diperlukannya tiga ragam keterampilan, yaitu keterampilan teknis, (technical skills), keterampilan manusiawi (human skills) dan keterampilan konseptual (conceptual skills) untuk mendukung penyempurnaan organisasi.
Target fungsi pelayanan publik untuk dapat memberikan pelayanan publik dengan mutu prima sesuai dengan fungsinya yaitu :

1.    mutu hanya dapat ditingkatkan melalui upaya yang berkesinambungan;

2.    mutu hanya dapat mewujudkan dengan melibatkan seluruh jajaran kerja;

3.    mutu dapat ditingkatkan dengan dasar analisis yang benar terhadap data, kata dan informasi yang valid;

4.    mutu akan mempunyai makna apabila ukuran yang dipergunakan adalah mutu menurut tingkat kepuasan pelanggan;

5.    pelayanan bermutu dapat menjadi kenyataan apabila didukung oleh kepemimpinan yang memiliki komitmen penuh terhadap obsesi mutu.

Prinsip dasar pengembangan pelayanan prima yang harus dilaksanakan dalam administrasi publik antara lain :

1.    Customer Satisfaction Oriented Service Pelayanan yang berorientasi pada kepuasan pelanggan atau public yang dilayani.

2.    Continuous Improvement  Perbaikan yang berkesinambungan.

3.    Fact-based Management Manajemen berdasarkan fakta.

4.    Total Involvement and Empowerment  Melibatkan dan memberdayakan sistem atau unsur organisasi secara menyeluruh.

5.    Intellectual Capital Development  Mengembangkan potensi daya pikir manusia.

6.    Quality-driven Leadership Kepemimpinan yang digerakkan oleh obsesi mutu.

7.    High Moral-Organizational Culture Budaya organisasi dengan standar etika dan moral yang tinggi.

Aktivitas-aktivitas apa saja yang termasuk dalam implementasi SIM Persentasi aktivitas yang tertinggi adalah yang berhubungan dengan program. Lebih dari 50% usaha manusia dalam implementasi MIS dihabiskan dalam tahap programming. Tetapi di samping programming, lokasi fisik harus disiapkan dulu untuk instalasinya dan orang-orangnya harus disiapkan. Pendidikan/latihan harus diberikan pada berbagai tingkatan, mulai dari operator, data base manager, sampai system programmer. Semua kegiatan, bagaimanapun banyaknya, dapat digambarkan dengan suatu model network proyek. Untuk menggambarkan aktivitas-aktivitas ini dapat digunakan PERT (Program Evaluation and Review Technique) atau CPM (Critical Path Method). Satu kegiatan yang digambarkan dengan sepotong garis pada network merupakan analis program. Logika terperinci untuk suatu program biasanya dibuat dan digambarkan dalam bentuk flow charts. Tetapi pada satu scheduling network, aktivitas-aktivitas itu diringkas menjadi satu aktivitas yang disebut analisis program. Aktivitas yang lain adalah pembentukan standar, selama tahap ini, disusun format dan prosedur. Penyusunan program, adalah salah satu kegiatan utama lainnya yang mungkin merupakan sepotong garis tersendiri dalam network yang menyangkut coding flow charts ke dalam bahasa komputer, seperti COBOL, FORTRAN atau RPG.  Debugging dan program testing bersama-sama membentuk aktivitas lain yang penting dari aktivitas implementasi. Pada tahap ini, program dijalankan pada sistem itu dan outputnya dianalisis untuk menguji validitas dan ketepatannya. Konversi dan penyusunan file untuk data base juga diperlukan untuk menampung sejumlah besar operasi. Akan tetapi kegiatan ini hanya digambarkan dengan sejumlah kecil aktivitas dalam network. Akhirnya, latihan bagi personalia dan penyiapan  tempat fisik juga digambarkan pada network. Network yang dihasilkan mencakup semua aktivitas yang perlu dilakukan dalam implementasi MIS. Jadwal proyek dikoordinasikan untuk berbagai kelompok aktivitas sedangkan keseluruhan usaha implementasi tetapi merupakan kesatuan dan berorientasi pada tujuan.

Pedoman Proposal Proyek SIM

1.      Pendahuluan

a.    Pernyataan singkat dan jelas mengenai masalah atau syarat teknis.

b.    Tujuan dari SIM yang diajukan.

c.    Perkiraan konservatif dari pencapaian sistem yang diajukan, batasannya, kelangsungannya dan biayanya.

d.   Premis dan asumsi yang mendasari pengembangan SIM. Hal tersebut memberikan batasan organisasi, syarat-syarat khusus yang diajukan oleh manajer, peraturan lingkungan, dan peraturan penting lainnya.

2.      Apa yang ditawarkan

a.    Deskripsi metode operasi saat ini dan kelemahan, serta masalahnya.

b.    Informasi yang dibutuhkan saat ini dan masa datang. Gambaran umum data base yang di ajukan.

c.    Perangkat keras, saat ini dan masa datang.

d.   Pendekatan-pendekatan alternatif pada sistem informasi–keputusan operasional. Kesimpulan singkat dari setiap pendekatan ditulis dan keuntungan serta kelemahan dari pendekatan dibahas untuk menjelaskan alasan pengajuan proposal.

e.    Bagaimanapun deskripsi akhir mengenai pengajuan SIM diberikan. Rencana umum tindakan, perkiraan anggaran dan penjadwalan disebutkan.

f.     Tindakan manajemen yang diperlukan untuk adopsi proposal dan perencanaan dan pelaksanaan MIS disebutkan.

3.      Metode Pendekatan Ringkasan rencana, rancangan kasar, rancangan detail dan pelaksanaan. Hal ini menunjukkan manajer proyek memiliki pendekatan praktis dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek.

a.    Metode pengumpulan data dan analisis.

b.    Tugas-tugas personel.

c.    Teknik pemrograman yang akan digunakan dalam proyek.

d.   Pelaporan dan reviu proyek. Deskripsi jenis dan frekuensi laporan agar manajemen mengetahui perkembangan proyek SIM.

4.      Kesimpulan
Biasanya tidak diperlukan jika proyek SIM kelihatan bagus dari segi teknis. Kesimpulan dapat menekankan pada point-point penting.

5.      Appendiks (Lampiran)
Bagan organisasi, jadwal, bagan alur, analisis kuantitatif, dan data teknis lain yang akan membantu manajemen atau personel teknis dalam mengevaluasi proposal.

Rancangan dan pelaksanaan sebuah SIM mengingat  kompleksitas dan biaya rancangannya sama dengan yang ada dalam sebuah proyek besar. Manajemen proyek dilaksanakan dengan teknik manajemen khusus tersendiri, teknik yang berkaitan dengan penetapan kebutuhan dan tujuan proyek, perencanaan, penjadwalan, penganggaran, pelaporan dan pengawasan. Karakter-karakter utama dari teknik-teknik tersebut adalah struktur pembagian kerja, pendekatan jaringan untuk menentukan hubungan tugas-tugas dan sinergi antara pencapaian/biaya/waktu ( P / C / T ) untuk perencanaan dan pengawasan. Perincian teknik-teknik untuk pelaksanaan teknik manajemen proyek besar tersebut telah memberikan bantuan berharga pada manajemen.

Diskusi 8

Jawaban

1.    Jelaskan identifikasi secara rinci tentang informasi yang termasuk intelijen pemasaran dari praktik-praktik di perusahaan!

Sistem IP adalah suatu prosedur dan sumber yang digunakan oleh manajer untuk mendapatkan informasi setiap harinya tentang perkembangan berkelanjutan dari pasar.  sistem ini memberikan data/informasi apa yang terjadi pada pasar (Kotler, 1997).  Tujuannya yang mendasar adalah untuk membantu para manajer pemasaran membuat keputusan yang mereka hadapi setiap hari dalam berbagai area tugasnya, termasuk memutuskan besarnya harga.  Dua teknik IP berbasis teknologi informasi yang terus meningkat kepopulerannya adalah marketing information systems (MISs) and decision support systems (DSSs). MISs and DSSs bukanlah saling bersaing, melainkan bersifat komplementer. 

2.    pernyataan tentang pelaksanaan SIM dalam penyelenggaraan pemerintah

a.    Pelaksanaan SIM dalam penyelenggaraan pemerintah yaitu: mengacu pada penggunaan teknologi informasi oleh pemerintahan, seperti packet radio network dan interkom, telah dibuat sendiri bahkan diimplementasikan dengan swadaya dan swadana masyarakat. Bahkan tidak tanggung-tanggung, digunakan untuk mengintegrasikan beberapa universitas di Indonesia timur dan sekolah menengah atas ke berbagai jaringan perguruan tinggi yang telah beroperasi khususnya di Jawa. Menarik bahwa sebagian besar proses bertumpu pada inisiatif dan swadaya masyarakat. Hal ini sangat membantu proses pendidikan jarak jauh dengan meningkatkan effisiensi pendidik dibantu media elektronik. Tentunya sangat membantu program wajib belajar yang dicanangkan. Badan-badan nasional perlu memikirkan peluang regulasi dan kesempatan untuk memungkinkan percepatan perkembangan infrastruktur informasi hulu berbasis swadaya masyarakat dengan teknologi Indonesia.

b.    E-government mengacu pada penggunaan teknologi informasi oleh pemerintahan, seperti menggunakan intranet dan internet, yang mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis, dan kegiatan lainnya. e-government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain. penggunaan teknologi informasi ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru seperti: G2C (Governmet to Citizen), G2B (Government to Business), dan G2G (Government to Government).Manfaat e-government yang dapat dirasakan antara lain: (1) Pelayanan servis yang lebih baik kepada masyarakat. Informasi dapat disediakan 24 jam sehari, 7 hari dalam seminggu, tanpa harus menunggu dibukanya kantor. Informasi dapat dicari dari kantor, rumah, tanpa harus secara fisik datang ke kantor pemerintahan. (2) Peningkatan hubungan antara pemerintah, pelaku bisnis, dan masyarakat umum. Adanya keterbukaan (transparansi) maka hubungan antara berbagai pihak menjadi lebih baik. Keterbukaan ini menghilangkan saling curiga dan kekesalan dari semua pihak. (3) Pemberdayaan masyarakat melalui informasi yang mudah diperoleh. Dengan adanya informasi yang mencukupi, masyarakat akan belajar untuk dapat menentukan pilihannya.

Sebagai contoh, data-data tentang sekolah: jumlah kelas, daya tampung murid, passing grade, dan sebagainya, dapat ditampilkan secara online dan digunakan oleh orang tua untuk memilihkan sekolah yang pas untuk anaknya.

3.    manfaat "SIM dalam program pemberdayaan masyarakat

a.       Peningkatan kesejahtaraan jangka waktu panjang yang berkelanjutan

b.      Peningkatan penghasilan dan perbaikan penghidupan di masyarakat dan kelompok dengan penghasilan kecil

c.       Peningkatan penggunaan sumber-sumber pengembangan secara efektif dan efisien

d.      Program pengembangan dan pemberian pelayanan yang lebih efektif, efisien dan terfokus pelanggan

e.       Proses pengembangan yang lebih demokratis.