Inisiasi 8
Pengembangan
Sistem Informasi Manajemen dan Implementasi SIM Pada Dunia Bisnis dan Pemerintahan
Penting Sistem informasi Manajemen adalah menyediakan
dukungan bagi pengambilan keputusan organisasi, bagi fungsi perencanaan
dan bagi fungsi pengendalian organisasi. Hal itu ditindak lanjuti dengan
pengembangan sistem informasi manajemen yang diperlukan. Pemakai akhir bisnis
dan pakar sistem informasi dapat menggunakan pendekatan dan pemikiran sistem
untuk membantu mereka mengembangkan solusi sistem informasi untuk memenuhi
peluang bisnis. Hal ini sering melibatkan siklus pengembangan sistem di mana
pakar sistem informasi dan pemakai akhir menyusun, mendisain, dan
mengimplementasikan sistem bisnis. Pengembangan sistem dipandang sebagai suatu
proses yang lengkap yang terdiri atas berbagai ragam tahap, yaitu: tahap
investigasi, analisis, disain, konstruksi, implementasi dan pemeliharaan.
Investigasi sistem, yang menjadi langkah pertama dalam
pengembangan sistem, merupakan suatu cara menangani kebutuhan pengguna untuk
mengubah, memperbaiki atau meningkatkan sistem yang ada. Sasaran dari tahap ini
adalah untuk menentukan apakah kebutuhan tersebut valid (absah) dan layak
sebelum beberapa rekomendasi dibuat atau diputuskan berkenaan dengan sistem.
Pada prinsipnya, tahap ini melibatkan dua sub tahapan, yaitu: perumusan masalah
dan studi kelayakan. Investigasi pendahuluan (awal) harus dijalankan dengan
meninjau kembali (mereview) dokumen-dokumen organisasi dan atau dengan
mewawancarai beberapa orang yang terpilih.
Analisis sistem merupakan suatu studi (penelitian)
mendalam tentang berbagai pengoperasian dari satu aktivitas bisnis berikut
batasan-batasannya. Sasaran utama dari tahap ini adalah untuk menemukan
kebutuhan dari para pengguna, yang biasa disebut dengan spesifikasi kebutuhan.
Dengan perkataan lain, analisis sistem menjelaskan APA yang harus sebuah sistem
lakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para pengguna. Sedangkan desain
sistem memspesifikasi BAGAIMANA sistem tersebut akan mencapai sasaran ini.
Desain sistem terdiri dari berbagai aktivitas desain yang menghasilkan
spesifikasi sistem yang memenuhi persyaratan fungsional yang dikembangkan dalam
proses analisis sistem. Desain sistem menekankan pada disain interface
pengguna, disain data dan disain proses. Dengan memiliki spesifikasi disain
yang telah siap, yang merupakan output dari tahap disain, maka sistem secara
fisik diciptakan, dalam hal ini pemrograman yang dibutuhkan dikerjakan.
Sistem yang telah dibangun akan diuji, dipasang dan didokumentasikan.
Implementasi sistem merupakan suatu tahap setelah sistem secara fisik
diciptakan dan siap untuk diinstal. Tahap implementasi sistem mencakup kegiatan
perolehan atau persiapan perangkat keras dan perangkat lunak, persiapan lokasi,
pelatihan pengguna dan pemasangan (instalasi) sistem. Di dalam tahap ini juga
dilakukan pengujian dari sistem, yang melibatkan seluruh komponen dan prosedur
yang akan dikerjakan. Pemeliharaan dari sistem yang telah diimplementasikan
merupakan suatu kegiatan yang terus menerus, yang melibatkan kegiatan
pemantauan, penilaian dan modifikasi sistem untuk menjaga sistem tetap terkini
dan bekerja pada tingkat efisiensi yang paling tinggi.
Pada Dunia Bisnis Pengkajian mengenai peningkatan
manfaat MIS ini mencakup manfaat SIM untuk manajemen, terutama dalam
perencanaan dan pengendalian, ciri-ciri informasi untuk perencanaan dan
peranannya dalam pengembangan strategi.
Pendekatan yang tepat untuk menilai kemanfaatan sistem informasi untuk
manajemen adalah dengan pendekatan sistem. Dengan menggunakan pendekatan sistem
kita dapat menganalisis kemanfaatan sistem informasi dari berbagai segi, yaitu
dari segi tujuan, cara pengembangan, cara implementasi, dan masalah organisasi
dan perilaku. Pada dasarnya peningkatan manfaat untuk menejemen merupakan
pengembangan responsiveness - relevance dari information system terhadap
managerial needs. Pendekatan sistem menunjukkan pentahapan umum tertentu, yaitu
dengan terlebih dahulu menentukan tujuannya dan kemudian menentukan sistem yang
dapat memenuhi tujuan tersebut dengan efektif dan efisien.
Peran sistem informasi manajemen dalam pengembangan
strategi sebagai tindak lanjut dari suatu perencanaan dapat dijelaskan sebagai
berikut: formulasi sistem nilai sangat dekat dengan kualifikasi pimpinan dan
ini mempengaruhi kualitas dari bentuk laporan-laporan strategic plan, yang
sangat dipengaruhi oleh sistem laporan yang dibakukan, semua itu terselenggara
sangat tergantung pada kualitas sistem informasi manajemen sampai dengan
modul-modul yang digunakan.
Tercapainya suatu tujuan selain dipengaruhi oleh
kualitas perencanaan juga sangat ditentukan pengendalian/pengawasan. Mengingat
bahwa pengawasan merupakan upaya memastikan segala aktivitas dari
opersionalisasi perencanaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam
setiap proses kegiatan harus selalu diuji dengan pertanyaan apakah: suatu
pelaksanaan menyimpang atau tidak dari perencanaan: perlu keberadaan informasi
dan sistem yang bagus. Dalam proses perencanaan dipengaruhi oleh faktor-faktor
atau perilaku yang perlu diidentifikasikan keberadaannya sebagai salah satu
cara untuk menentukan langkah-langkah strategis yang akan dilakukan. Oleh sebab
itu perlu diadakan modifikasi dalam organisasi dengan feedback sebagai
antisipasi terhadap perilaku yang muncul.
Sistem informasi pemasaran adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang
bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk mendukung manajemen
perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan pemasaran produk
perusahaan. Kegiatan bisnis terutama dalam proses pemasaran melibatkan banyak
faktor dalam pelaksanaannya, baik faktor internal perusahaan maupun eksternal
perusahaan. Kegiatan bisnis bermuara
pada marketing, fungsi marketing menjadi sentral perannya dalam kegiatan bisnis,
ditopang dari kemantapan personel dan finance dalam menyelenggarakan kegiatan
manufacturing. Kegiatan bisnis yang utama dalam pencapaian hasil yang optimal
(profit yang diharapkan) sangat ditentukan selanjutnya oleh keberhasilan
marketing. Dalam proses pemasaran sebuah perusahaan sangat membutuhkan data dan
informasi. Informasi-informasi yang dibutuhkan di sini adalah
informasi-informasi yang mendukung kemudahan dalam pengambilan keputusan pada
tiap tahapan proses pemasaran. Sistem informasi yang mendukung proses pemasaran
biasa disebut sistem informasi pemasaran, yaitu suatu sistem yang berbasis
komputer yang bekerja sama dengan sistem informasi fungsional lain untuk
mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan
dengan pemasaran produk perusahaan Pada Dunia Pemerintahan Efisiensi dan
efektivitas pelayanan publik harus didasarkan pada teknik-teknik informasi
(SIM) dalam banyak kegiatan seperti penganggaran manajemen aliran kas,
scheduling produksi, pengembangan strategi produk (pelayanan), perencanaan
program pengembangan sumber daya manusia. penjagaan tingkat persediaan yang
optimal dan sejenisnya. Penggunaan teknik-teknik informasi ini berfungsi untuk
memecahkan masalah dan pengambilan keputusan telah terbukti banyak membantu
manajer, (administrator), dalam kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengawasan. efektivitas
atau efisiensi (juga ekonomis) selalu tidak pasti. Mungkin secara singkat
(simple) dapat dikatakan bahwa efektivitas adalah "bekerja dengan (cara)
yang benar" (doing to right thing), sedang efisiensi dapat diartikan
"mengerjakan sesuatu dengan benar" (doing to thing right). Lebih
khusus lagi bahwa program dikatakan efektif apabila dalam pelaksanaannya mampu
mencapai tujuan (tanpa memperhitungkan biaya dan waktu) di pihak lain efisiensi
lebih menunjuk kepada biaya setiap unit output dari program yang paling
sedikit.
Organisasi privat dan publik merupakan tipe organisasi yang berada dalam
keluaran (perfomance) di mana tugas utama organisasi publik adalah search making
sedang organisasi privat (nonpublic) adalah profit making. Dalam keadaan
bagaimanapun, organisasi publik harus tetap memberikan pelayanan yang baik
kepada publik. Ia memiliki peranan dan kewajiban yang khusus yaitu peran dan
kewajiban publik yang selalu peka dan berorientasi kepada interes. Stahl
membedakan antara administrasi dan privat sebagai berikut.
a) Pelayanan
yang diberikan oleh administrasi publik lebih bersifat urgen/mendesak daripada
yang dilakukan oleh swasta.
b) Pelayanan
yang diberikan oleh administrasi publik pada umumnya bersifat monopoli atau
semimonopoli.
c) Kegiatan
administrasi terkait dengan administrasi formal.
d) Perbuatan
administrasi publik berada di dalam pengawasan masyarakat.
e) Pelayanan
yang diberikan oleh administrasi publik tidak terikat oleh harga pasar.
Organisasi pemerintah merupakan tipe
organisasi yang mempunyai tugas utama sebagai search making yang harus tetap
memberikan pelayanan yang baik kepada publik dalam keadaan bagaimanapun.
Organisasi pemerintah memiliki peranan dan kewajiban yang khusus yaitu fungsi
instrumental, politik, katalisator interes publik, dan fungsi interpreneural.
Fungsi pokok administrasi publik meliputi:
1. Fungsi
Instrumental Yaitu menjabarkan perundang-undangan dan kebijakan publik ke dalam
kegiatan-kegiatan rutin untuk memproduksi jasa, pelayanan, komoditi, atau
mewujudkan situasi tertentu.
2. Fungsi
Politik Yaitu memberi input berupa saran, informasi, visi dan profesionalisme
untuk mempengaruhi sosok kebijaksanaan.
3. Fungsi
Katalisator Interes Publik Yaitu mengartikulasikan aspirasi dan kepentingan
publik, dan mengoperasikannya di dalam kebijaksanaan dan keputusan pemerintah.
4. Fungsi
Interpreneural Yaitu memberi aspirasi bagi kegiatan-kegiatan inovatif bagi
kegiatan-kegiatan inovatif dan nonrutin, mengaktifkan sumber-sumber potensial
“ide” dan menciptakan resource mix yang optimal untuk mencapai tujuan.
Selain itu, pada dasarnya untuk membentuk suatu
organisasi agar memiliki potensi/keunggulan dalam memberikan pelayanan terhadap
publik. Hal yang paling mendasar dan utama adalah meningkatkan manajemen dalam
organisasi tersebut karena manajemen adalah suatu proses terdiri dari planning,
organizing, leading, dan controlling kegiatan-kegiatan anggota-anggota
organisasi dan penggunaan seluruh sumber daya organisasi untuk mencapai
tujuan-tujuan organisasi yang ditetapkan serta diperlukannya tiga ragam
keterampilan, yaitu keterampilan teknis, (technical skills), keterampilan
manusiawi (human skills) dan keterampilan konseptual (conceptual skills) untuk
mendukung penyempurnaan organisasi.
Target fungsi pelayanan publik untuk dapat memberikan
pelayanan publik dengan mutu prima sesuai dengan fungsinya yaitu :
1. mutu hanya
dapat ditingkatkan melalui upaya yang berkesinambungan;
2. mutu hanya
dapat mewujudkan dengan melibatkan seluruh jajaran kerja;
3. mutu dapat
ditingkatkan dengan dasar analisis yang benar terhadap data, kata dan informasi
yang valid;
4. mutu akan
mempunyai makna apabila ukuran yang dipergunakan adalah mutu menurut tingkat
kepuasan pelanggan;
5. pelayanan
bermutu dapat menjadi kenyataan apabila didukung oleh kepemimpinan yang
memiliki komitmen penuh terhadap obsesi mutu.
Prinsip dasar pengembangan pelayanan prima yang harus
dilaksanakan dalam administrasi publik antara lain :
1. Customer
Satisfaction Oriented Service Pelayanan
yang berorientasi pada kepuasan pelanggan atau public yang dilayani.
2. Continuous
Improvement Perbaikan yang berkesinambungan.
3. Fact-based
Management Manajemen berdasarkan fakta.
4. Total
Involvement and Empowerment Melibatkan dan memberdayakan sistem atau unsur organisasi
secara menyeluruh.
5. Intellectual
Capital Development Mengembangkan potensi daya pikir manusia.
6. Quality-driven
Leadership Kepemimpinan yang digerakkan
oleh obsesi mutu.
7. High
Moral-Organizational Culture Budaya
organisasi dengan standar etika dan moral yang tinggi.
Aktivitas-aktivitas apa saja yang termasuk dalam
implementasi SIM Persentasi aktivitas yang tertinggi adalah yang berhubungan
dengan program. Lebih dari 50% usaha manusia dalam implementasi MIS dihabiskan
dalam tahap programming. Tetapi di samping programming, lokasi fisik harus
disiapkan dulu untuk instalasinya dan orang-orangnya harus disiapkan.
Pendidikan/latihan harus diberikan pada berbagai tingkatan, mulai dari
operator, data base manager, sampai system programmer. Semua kegiatan,
bagaimanapun banyaknya, dapat digambarkan dengan suatu model network proyek.
Untuk menggambarkan aktivitas-aktivitas ini dapat
digunakan PERT (Program Evaluation and Review Technique) atau CPM (Critical
Path Method). Satu kegiatan yang digambarkan dengan sepotong garis pada network
merupakan analis program. Logika terperinci untuk suatu program biasanya dibuat
dan digambarkan dalam bentuk flow charts. Tetapi pada satu scheduling network,
aktivitas-aktivitas itu diringkas menjadi satu aktivitas yang disebut analisis
program. Aktivitas yang lain adalah pembentukan standar, selama tahap ini,
disusun format dan prosedur. Penyusunan program, adalah salah satu kegiatan
utama lainnya yang mungkin merupakan sepotong garis tersendiri dalam network yang
menyangkut coding flow charts ke dalam bahasa komputer, seperti COBOL, FORTRAN
atau RPG.
Debugging dan program testing bersama-sama membentuk aktivitas lain yang
penting dari aktivitas implementasi. Pada tahap ini, program dijalankan pada
sistem itu dan outputnya dianalisis untuk menguji validitas dan ketepatannya.
Konversi dan penyusunan file untuk data base juga diperlukan untuk menampung
sejumlah besar operasi. Akan tetapi kegiatan ini hanya digambarkan dengan
sejumlah kecil aktivitas dalam network. Akhirnya, latihan bagi personalia dan
penyiapan tempat fisik juga digambarkan pada network. Network yang
dihasilkan mencakup semua aktivitas yang perlu dilakukan dalam implementasi
MIS. Jadwal proyek dikoordinasikan untuk berbagai kelompok aktivitas sedangkan
keseluruhan usaha implementasi tetapi merupakan kesatuan dan berorientasi pada
tujuan. Pedoman Proposal Proyek SIM
1. Pendahuluan
a) Pernyataan
singkat dan jelas mengenai masalah atau syarat teknis.
b) Tujuan dari
SIM yang diajukan.
c) Perkiraan
konservatif dari pencapaian sistem yang diajukan, batasannya, kelangsungannya
dan biayanya.
d) Premis dan
asumsi yang mendasari pengembangan SIM. Hal tersebut memberikan batasan
organisasi, syarat-syarat khusus yang diajukan oleh manajer, peraturan
lingkungan, dan peraturan penting lainnya.
2. Apa yang
ditawarkan
a) Deskripsi
metode operasi saat ini dan kelemahan, serta masalahnya.
b) Informasi
yang dibutuhkan saat ini dan masa datang. Gambaran umum data base yang di
ajukan.
c) Perangkat
keras, saat ini dan masa datang.
d) Pendekatan-pendekatan
alternatif pada sistem informasi–keputusan operasional. Kesimpulan singkat dari
setiap pendekatan ditulis dan keuntungan serta kelemahan dari pendekatan
dibahas untuk menjelaskan alasan pengajuan proposal.
e) Bagaimanapun
deskripsi akhir mengenai pengajuan SIM diberikan. Rencana umum tindakan,
perkiraan anggaran dan penjadwalan disebutkan.
f) Tindakan
manajemen yang diperlukan untuk adopsi proposal dan perencanaan dan pelaksanaan
MIS disebutkan.
3. Metode
Pendekatan Ringkasan rencana, rancangan kasar, rancangan detail dan
pelaksanaan. Hal ini menunjukkan manajer proyek memiliki pendekatan praktis
dalam perencanaan dan pelaksanaan proyek.
a) Metode pengumpulan
data dan analisis.
b) Tugas-tugas
personel.
c) Teknik
pemrograman yang akan digunakan dalam proyek.
d) Pelaporan dan
reviu proyek. Deskripsi jenis dan frekuensi laporan agar manajemen mengetahui
perkembangan proyek SIM.
4. Kesimpulan
Biasanya tidak diperlukan jika proyek SIM kelihatan bagus dari segi teknis.
Kesimpulan dapat menekankan pada point-point penting.
5. Appendiks
(Lampiran) Bagan organisasi, jadwal, bagan alur, analisis kuantitatif, dan data
teknis lain yang akan membantu manajemen atau personel teknis dalam mengevaluasi
proposal.
Rancangan dan pelaksanaan sebuah SIM
mengingat kompleksitas dan biaya rancangannya sama dengan yang ada dalam
sebuah proyek besar. Manajemen proyek dilaksanakan dengan teknik manajemen
khusus tersendiri, teknik yang berkaitan dengan penetapan kebutuhan dan tujuan
proyek, perencanaan, penjadwalan, penganggaran, pelaporan dan pengawasan. Karakter-karakter
utama dari teknik-teknik tersebut adalah struktur pembagian kerja, pendekatan
jaringan untuk menentukan hubungan tugas-tugas dan sinergi antara
pencapaian/biaya/waktu ( P / C / T ) untuk perencanaan dan pengawasan.
Perincian teknik-teknik untuk pelaksanaan teknik manajemen proyek besar
tersebut telah memberikan bantuan berharga pada manajemen.
